Bezpłatny Google Workspace dla NGO: kto się kwalifikuje i jak przenieść pocztę

Co dokładnie dostajecie

Google Workspace for Nonprofits to pełna wersja pakietu, którą firmy kupują w abonamencie — dla organizacji non-profit bezpłatnie i bez limitu liczby kont. W środku:

• Poczta w domenie organizacji — imie@twojafundacja.pl zamiast adresu na gmail.com.
• Dysk Google z dyskami współdzielonymi — pliki należą do organizacji, nie do osoby, która je wgrała.
• Google Meet — spotkania bez limitu czasu.
• Kalendarze zespołowe, Dokumenty, Arkusze, Formularze i cała reszta pakietu.
• Grupy dyskusyjne — adresy typu zarzad@ czy wolontariat@, które rozsyłają wiadomość do wszystkich członków.

Dlaczego to nie jest kosmetyka

Poza wiarygodnością w oczach darczyńców i grantodawców, adres w domenie rozwiązuje problem, o którym organizacje myślą dopiero wtedy, gdy jest za późno: ciągłość. Gdy koordynatorka projektu odchodzi, a cała korespondencja z grantodawcą leży na jej prywatnym Gmailu, organizacja traci historię sprawy. Konto w domenie można przekazać następcy w pięć minut.

Dyski współdzielone działają tak samo: pliki na dysku współdzielonym należą do organizacji. Pliki na prywatnym koncie znikają razem z właścicielem.

Jak się zakwalifikować

Droga jest ta sama co przy Ad Grants — jeśli macie już grant, ten etap jest za Wami. Weryfikacja w TechSoup Polska, potem rejestracja w Google for Nonprofits, potem aktywacja Workspace. Wykluczenia też są te same: instytucje rządowe, szpitale, szkoły i uczelnie (poza ich organizacjami charytatywnymi).

Migracja — kolejność ma znaczenie

To etap, na którym najłatwiej stracić pocztę. Bezpieczna kolejność wygląda tak:

1. Potwierdzenie własności domeny — wpis TXT w DNS. Nic jeszcze się nie zmienia, poczta chodzi po staremu.
2. Założenie kont w nowym Workspace dla wszystkich osób.
3. Import starej poczty — Google ma narzędzie, które kopiuje wiadomości ze starej skrzynki. Robi się to przed przełączeniem, gdy stara skrzynka jeszcze działa.
4. Zmiana rekordów MX — dopiero teraz nowa poczta zaczyna przyjmować wiadomości.
5. SPF, DKIM i DMARC — bez nich wysyłane wiadomości będą lądować w spamie. Ten krok jest pomijany najczęściej i najczęściej wraca po miesiącu jako „nasze maile nie docierają".
6. Utrzymanie starej skrzynki przez 30 dni — na wypadek wiadomości wysłanych na stary adres podczas propagacji DNS.

Najczęstszy błąd migracji: zmiana MX jako pierwszy krok. Poczta zaczyna przychodzić na konta, których jeszcze nie ma — i odbija się do nadawców.

Czego program nie obejmuje

Bezpłatna wersja nie zawiera zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa i archiwizacji (Vault), które są w płatnych planach. Dla większości organizacji nie ma to znaczenia; jeśli ma — Google oferuje na te plany duże zniżki dla non-profitów.